Digitaler Einladungserfolg zur Messe bauma: Wie wir den Anmeldeprozess für Schäffer Maschinenfabrik umgesetzt haben

Schäffer hatte eine klare Vorstellung: Die Kund:innen sollten eine persönliche Einladung per Post erhalten. In dieser Einladung, deren Inhalt und Wording von Schäffer selbst stammten, befand sich ein individueller Einladungscode, der später bei der Online-Registrierung eingesetzt wurde. Nur mit diesem Code konnten sich die Gäste auf einer speziell eingerichteten Landingpage anmelden – so wurde sichergestellt, dass nur persönlich eingeladene Personen den Messestand besuchen.

Der gesamte Ablauf war darauf ausgelegt, die Anmeldung für die Kund:innen möglichst unkompliziert zu gestalten – und gleichzeitig unserem Kunden Schäffer jede Menge Verwaltungsaufwand zu ersparen.

Unsere Aufgabe bestand darin, die komplette technische Umsetzung des Anmeldeprozesses zu konzipieren und umzusetzen. Dazu gehörten:

• Erstellung einer Landingpage, auf der die Besucher:innen ihren Einladungscode eingeben, persönliche Daten erfassen und einen gewünschten Timeslot auswählen konnten.
• Implementierung eines Online-Registrierungssystems für die einfache und sichere Anmeldung.
• Automatisierte Erinnerungsmails: Alle angemeldeten Gäste erhielten einen Tag vor ihrem geplanten Besuch eine persönliche Erinnerung.
• Unterstützung bei der Texterstellung für die gesamte Kommunikation im Rahmen der Online-Prozesse.
• Auch wichtige rechtliche Anforderungen wie das gesetzlich erforderliche Double-Opt-In wurden dabei automatisch abgedeckt.

Für die Kund:innen bedeutete die Einladung: eine schnelle Anmeldung, klare Abläufe und ein Gratisticket zur bauma als kleines Dankeschön.

Für Schäffer bedeutete es: weniger Verwaltungsaufwand, eine übersichtliche Besucherkoordination und eine professionelle Außenwirkung – alles, ohne sich selbst in komplexe Tools und Abläufe einarbeiten zu müssen.

Das Projekt zeigt exemplarisch, wie sich klassische Eventkommunikation mit digitalen Mitteln effizient und nutzerfreundlich gestalten lässt – ohne dabei auf persönliche Ansprache zu verzichten. Besonders bei Veranstaltungen mit vielen Beteiligten können individualisierte Prozesse, klare Abläufe und technische Lösungen spürbar entlasten. Wer seinen Gästen eine reibungslose Anmeldung ermöglicht und dabei gleichzeitig internen Aufwand reduziert, schafft nicht nur organisatorischen Mehrwert, sondern auch eine positive Erfahrung – für beide Seiten.

Solche hybriden Lösungen entstehen bei uns oft in enger Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen – immer mit dem Ziel, Kommunikation nicht nur kreativ, sondern auch strukturiert und alltagstauglich umzusetzen. Dabei denken wir sowohl gestalterisch als auch technisch – und begleiten den gesamten Prozess mit einem Blick für Details, die am Ende den Unterschied machen.

Du planst ein Event und möchtest die Kommunikation effizient, professionell und nutzerfreundlich gestalten?
Dann lass uns gemeinsam schauen, welche Lösung zu deinem Format und deiner Zielgruppe passt – von der Idee bis zur Umsetzung.